0.4 - Overhead

Tot dit taakveld behoren de kosten van overhead, d.w.z. alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van medewerkers in het primaire proces. Hiertoe behoren ook de systemen en aanverwante lasten die deze functies ondersteunen. Uitgangspunt is dat (uitvoerings)lasten zoveel mogelijk direct worden toegerekend aan de betreffende taken/activiteiten. Dit taakveld volgt de duiding uit de notitie Overhead 2023 van de commissie BBV. De omvang en de samenstelling van de overhead wordt beïnvloed door de karakteristieken van een organisatie en de keuzes die worden gemaakt. Deze keuzes worden bij voorkeur vastgelegd in de financiële verordening of een kadernota. De volgende lasten moeten op dit taakveld worden verantwoord:

• leidinggevenden primair proces (hiërarchisch), die personele verantwoordelijkheden hebben zoals het voeren van functioneringsgesprekken;
• financiën, toezicht en controle gericht op de eigen organisatie, waaronder planning & control, verantwoording en auditing;
• personeel en organisatie (P&O / HRM) en organisatie- en formatieadvies;
• inkoop (incl. aanbesteding en contractmanagement);
• interne en externe communicatie inclusief vormgeving, m.u.v. klantcommunicatie die specifieke taakvelden betreft – zie de opsomming van activiteiten die moeten worden verantwoord op het primaire proces hieronder;
• juridische zaken: juridische medewerkers op een bedrijfsvoeringafdeling of belast met een bedrijfsvoeringstaak;
• bestuurszaken: ambtelijke ondersteuning en beleidsadvisering van de burgemeester en het college van b&w;
• informatievoorziening en automatisering van PIOFACH-systemen, inclusief organisatie-overkoepelende systemen zoals de zaaksystemen, kantoorautomatisering en thuiswerkapplicaties;
• facilitaire zaken en huisvesting (incl. beveiliging);
• documentaire informatievoorziening (DIV);
• managementondersteuning en secretariaten primair proces;
• leges gemeentearchief (op categorie 3.7 Leges en andere rechten).

Tot dit taakveld behoort niet:

• ondersteuning van de raad, de griffie maakt geen deel uit van de ambtelijke organisatie, dit hoort onder taakveld 0.1;
• archieven met een historische betekenis horen onder taakveld 5.4;

De volgende activiteiten horen ook niet op dit taakveld, maar moeten worden verantwoord op het taakveld van het primaire proces:

• klantcommunicatie die betrekking heeft op specifieke taakvelden, zoals belastingen, wijkteams of vergunningen;
• de activiteiten van projectleiders en coördinatoren – leidinggevenden zonder personele verantwoordelijkheid;
• afhandeling van bezwaar- en beroepsschriften en activiteiten van juristen die primaire taken verrichten zoals vergunningverlening;
• alle lasten van sturing/ondersteuning/PIOFACH voor zover deze kosten betrekking hebben op één of enkele taakvelden en deze kosten daar worden verantwoord (in lijn met de keuzes over overhead zoals die bij voorkeur zijn vastgelegd in de financiële verordening of een kadernota); het betreft bijvoorbeeld de zwembaddirecteur, sectorcontrollers en managementondersteuning en secretariaten primair proces;
• informatievoorziening en automatisering ten behoeve van primaire proces-systemen moeten worden verantwoord op het taakveld van dat proces;
• een bijdrage aan/van een verbonden partij, zoals een gemeenschappelijke regeling, als vergoeding voor de uitvoering van taken. Deze moet worden verantwoord op het taakveld/de taakvelden waar de verbonden partij werkzaam voor is.

Lasten die toegerekend worden aan grondexploitaties, investeringen en onderhoudsvoorzieningen moeten via taakveld 0.4 met economische categorie 7.5 worden doorbelast aan het desbetreffende taakveld of balansstand. Zie hiervoor economische categorie 7.5 Overige verrekeningen.